Nouvel outil de gestion back-office
Un outil de gestion back-office est désormais disponible sur la plateforme Orchestra en complément des autres modules. L’outil permet notamment d’effectuer les actions décrites ci-dessous.
De manière générale, une gestion des droits utilisateurs permet de gérer l’accès aux différentes fonctions (par exemple : remboursement, régulation massives, etc.).
Pour plus d’informations, n’hésitez pas contacter votre Chef de projets.
1/ Recherche sur les dossiers clients
Dans l’espace « Liste », il est possible de rechercher les dossiers clients en fonction des différents critères d’un dossier :
Cet espace permet également d’accéder à des raccourcis paramétrables permettant aux agents de voir rapidement les dossiers à traiter :
2/ Consultation des dossiers clients
Il est possible de consulter tout le détail d’un dossier en double-cliquant sur l’un d’eux dans le résultat de recherche :
Un dossier se compose des différentes rubriques suivantes :
3/ Gestion des prix de vente / prix d’achat
La rubrique « Devis » permet de visualiser les lignes tarifaires de la réservation initiale ainsi que toutes les lignes tarifaires ajoutées après la réservation lors de modifications, régulations ou ajustements tarifaires :
4/ Gestion des modifications et annulation de dossier
Dans la rubrique « Modifications », il est possible d’enregistrer et valider les demandes de modification client avec suivi d’un processus de validation (envoi de mail au client et au fournisseur) :
5/ Gestion des régulations fournisseurs
Il est possible de gérer les régulations demandées par les fournisseurs dossier par dossier (en procédant comme pour les demandes de modification client) ou plus massivement en faisant une recherche sur les dossiers souhaités ou en indiquant une liste de numéros de dossiers.
6/ Gestion des documents de voyage
Il est possible de charger plusieurs documents de voyage. L’agent peut indiquer si le carnet de voyage est complet et ainsi déclencher l’envoi manuel ou automatique du carnet au client par mail. Il est possible de mettre à jour les documents, dans ce cas un historique des différentes versions est enregistré et une nouvelle version du carnet est envoyée au client.
7/ Gestion des soldes automatiques, des remboursements et des paiements manuels
Dans la rubrique « Paiements » est enregistré le récapitulatif des paiements effectués et des paiements automatiques à venir. Il est possible d’ajouter manuellement des paiements de différents types (Chèques cadeaux, virement, CB…) et d’effectuer des remboursements.
8/ Gestion des factures clients / factures fournisseurs (réconciliation)
Dans la rubrique « Factures client » sont enregistrées l’ensemble des factures et avoirs envoyés au client.
Dans la rubrique « Factures Fournisseurs » sont affichées les factures fournisseurs enregistrées sur un dossier donné avec le statut de facturation (facturé partiellement, surfacturé, facturé ou non facturé).
9/ Espace dédié pour la comptabilité et la réconciliation de factures fournisseurs
Dans l’espace « Comptabilité », il est possible de configurer des listes de recherche de dossier spécifiques :
Il est également possible de procéder à l’enregistrement et la réconciliation de factures fournisseurs :
10 / Exports vers la comptabilité
Toutes informations concernant un dossier et notamment les informations de facturation clients et fournisseurs sont exportables automatiquement et de façon journalière vers un outils de comptabilité spécifique.
