Activé sur demande

Dans le back office, un nouveau total net de commission agence est ajouté dans l’aperçu d’un dossier (il est possible de le désactiver sur demande).

Il est possible de définir ce nouveau total comme le montant principal du dossier. Celui-ci est alors utilisé dans la partie paiement pour réaliser le calcul du solde et la mise à jour du statut de paiement

Sur le Back-office Orchestra, il est désormais possible de voir à l’export le sous-type des lignes tarifaires pour les transferts réservés sur un dossier. Cette évolution augmente la lisibilité du dossier.

L’intégration des frais d’agence au système de capping est désormais automatisée. Les montants saisis par les agences lors des réservations génèrent automatiquement une ligne de reversement dans le module Capping, ce qui supprime la nécessité de saisies manuelles. Cette évolution améliore la fiabilité du suivi comptable et optimise le traitement des ventes et remboursements agences.

Afin d’optimiser le suivi des ventes indirectes et d’assurer la réactivité des producteurs, Orchestra a mis en place l’envoi automatique d’un email de confirmation à chaque réservation validée par le distributeur. Il est possible de définir sur quels producteurs cet email doit être activé.

Un affichage de la devise et du pays de l’agence dans l’interface du capping est désormais disponible. L’information est configurée dans l’outil d’administration. Cela permet ainsi de ne pas chercher aux deux endroits et d’améliorer la lecture sur le module de Capping.

Si un dossier Back-Office qui contient beaucoup de lignes tarifaires identiques, il est désormais possible de les factoriser pour un affichage optimisé.

La facturation à la consommation présentait une complexité inutile. Orchestra simplifie le processus pour les dossiers annulés. Une seule facture subsiste : frais d’annulation ou assurance.

L’absence de lignes tarifaires élimine complètement la facturation. Cette évolution allège la gestion administrative des annulations.

L’export vers le système de gestion des restaurants s’améliore. Les envois sont plus fréquents et les modifications correctement gérées. L’ancienne version API présentait des limitations importantes.

L’onglet devis du Back-Office s’allège par défaut. Les lignes annulées sont masquées pour améliorer la lisibilité. Un bouton « Afficher tout » reste disponible si nécessaire.

Pour améliorer la navigation dans les dossiers comportant de nombreuses lignes tarifaires, Orchestra intègre un système d’affichage optimisé. Les lignes excédentaires sont masquées par défaut, avec un bouton « Voir plus » permettant d’accéder à l’intégralité des informations.

Orchestra permet désormais l’annulation des modifications de type ajustement tarifaire depuis le back-office. Cette action entraîne automatiquement l’annulation des lignes tarifaires associées à la modification concernée.

L’export manuel de factures clients depuis le module Comptabilité a été enrichi. Des nouvelles colonnes pour faciliter l’analyse des données ont été ajoutées : Date de retour, Montant facture HT, Commission agence TTC, Commission agence HT, Net de commission TTC, Net de commission HT.

Ces informations sont désormais disponibles directement dans les fichiers CSV exportés depuis la recherche de factures.

L’export CSV dédié aux lignes tarifaires a été enrichi de 15 colonnes configurables supplémentaires. Ces nouvelles données incluent des informations sur le canal de réservation, les types de chambre, les quantités, les montants HT/TTC et la commission agence.

Le montant hors TVA est désormais visible dans les devis accessibles depuis le Back Office. Ce montant est calculé automatiquement et ajouté aux lignes tarifaires lors de modifications, ajustements ou régularisations sur un dossier.

L’information sur le montant hors TVA est désormais visible dans le devis de dossier depuis le Back-Office. Ce montant est automatiquement calculé et renseigné dans les lignes tarifaires ajoutées suite à une modification du dossier, une régularisation ou un ajustement de devis.

La fonctionnalité « automatisation des carnets de voyage » a été enrichie pour permettre une gestion plus fine. Il est désormais possible de paramétrer automatiquement dans le back office le passage du carnet de voyage au statut « complet » en fonction du type de prestation et/ou producteur grâce à une configuration d’exclusion. Le statut « complet » sera alors appliqué dès qu’un document est présent pour chaque source dont le type, le producteur ou les deux notions ne sont pas exclues.

Cette évolution complète la mécanique d’email de retargeting développée dans la note de version 22.8, et permet aux distributeurs d’être autonomes dans le suivi du ROI des actions de retargeting.

Dans le back office, il est désormais possible de rechercher un dossier réservé par un client final suite à un clic dans un email de retargeting. Le champ « Sous-origine » renvoyant la valeur « mail abandon réservation » a été créé dans le moteur de recherche du back office.

Cette valeur est également présente dans les exports manuels du back office.

Le mécanisme de récupération automatique des documents de voyage a été amélioré pour permettre une gestion plus fine dans les cas où plusieurs emails contiennent des références de dossier similaires.

Nous avons également ajouté un email de rapport en cas d’erreur de type « trop de dossiers trouvés », listant les dossiers en questions.

Les informations sur le type de produit réservé (séjour, circuit, location…) sont désormais disponibles sur la page “Aperçu du dossier” dans le Back office.

Il est également possible d’effectuer la recherche des dossiers par ce critère depuis le moteur de recherche du Back office.

Il est désormais possible de définir l’envoi du carnet de voyage au client x jours avant la date de départ. L’envoi concerne uniquement les carnets de voyage complets.

Cette fonctionnalité doit être activée via une configuration dans le Back office.

Nous avons amélioré le mécanisme de notifications des mises à jour de dossiers, en permettant de filtrer les modifications non pertinentes. Cela permet de notifier les clients seulement pour des modifications importantes sur les dossiers (par exemple une annulation, un changement d’heure ou de statut de réservation).

Cette évolution est activable et paramétrable via le fichier de configuration dans le Back office.

Il est désormais possible de paramétrer les étiquettes de caractérisation des dossiers client en mode « lecture seule ». Un nouvel attribut « readOnly » a été ajouté au niveau de la déclaration des étiquettes dans la configuration du Back office.

Par défaut, les étiquettes peuvent être en lecture seule ou en écriture.

Dans le back office, nous avons réalisé des améliorations fonctionnelles et graphiques sur les actions réalisables par un agent sur un dossier client.

Il est désormais possible d’imprimer un aperçu du dossier avec le logo du distributeur, d’imprimer la totalité du dossier, et de paramétrer les informations affichées dans le document PDF envoyé au client.

A la suite de l’implémentation de la fonctionnalité de facturation à la consommation dans une version précédente, nous avons ajouté la possibilité de paramétrer les listes de recherche rapide sur les dossiers sans facture dont la date de départ est passée.

Désormais, il est également possible d’activer la recherche des dossiers avec ou sans facture depuis le moteur de recherche du back office.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.

Dans le back office, nous avons apporté une évolution concernant les modèles d’emails utilisés pour l’envoi automatique des carnets de voyage aux clients.

En particulier, il est désormais possible d’utiliser un modèle d’email contenant l’objet « Annule et remplace », permettant d’informer le client quand des modifications ont été apportées à son dossier, après qu’il ait déjà reçu un premier email automatique incluant son carnet de voyage.

Nous avons enrichi l’export détaillé des dossiers dans le back office, en ajoutant une nouvelle colonne « Numéro de devis initial ».

Les informations sur le numéro de devis initial figurent désormais dans l’export détaillé du Back-office.

Cette information peut s’avérer utile pour faire de la business intelligence à partir des exports détaillés.

L’annulation partielle d’un dossier en connectivité est maintenant possible depuis le back office.

Certains éléments du dossier ou sous-dossiers peuvent désormais être annulés tout en conservant le dossier principal.

Dans le back office, une amélioration a été apportée pour permettre une meilleure visualisation du détail des prestations d’un dossier, notamment pour les dossiers pré-packages qui comportent de nombreuses prestations.

Nous avons ajouté un critère de filtre des dossiers se basant sur le statut du dossier et notamment la prise en compte d’une éventuelle modification ou annulation en cours, cela pour l’envoi automatique des carnets de voyage.

Cette évolution a été apporté rétroactivement jusqu’à la version 21.4.

Dans le back office, il est désormais possible de modifier les informations de l’agence et de l’agent propriétaire d’un dossier :

Cela permet de résoudre des erreurs éventuelles dans la saisie des informations du partenaire.

Cette fonctionnalité est proposée uniquement aux utilisateurs habilités.

Désormais, l’email de confirmation de réservation de l’agence peut être enregistré au format PDF dans l’aperçu du dossier dans le back office.

Cette fonctionnalité est utile pour les agences qui souhaitent accéder rapidement à la confirmation de réservation dans le back office.

Elle est activable via une configuration du processus de réservation.

Cette évolution permet une gestion plus fine des documents de voyage, notamment : 

• De définir le mode de mise à jour des documents sur les dossiers : Qui peut soit être par une génération du PDF une seule fois, soit sa mise à jour de ce carnet à chaque modification du dossier. 
• De définir l’ordre des documents (par exemple d’abord le voucher d’hôtel, puis celui d’activité).

Il est désormais possible d’ajouter la marque lors de la création d’un dossier manuel.
Un nouveau champ de sélection apparait donc dans la pop-in permettant de choisir une marque parmi la liste déroulante.

Afin d’améliorer les capacités d’analyse des ventes, les dossiers sont désormais typés « B2C » ou « B2B » dans le Backoffice.

Dans certains cas, la génération de la facture peut devoir se faire à la consommation du séjour du client et non à la vente (dans le cadre d’un distributeur/producteur, notamment propriétaire des hôtels ou des hébergements qu’il distribue).

Il est désormais possible de mettre en place un processus de ce type qui par exemple attend une confirmation (technique) de la consommation du séjour pour générer la facture, avec l’option de l’envoyer automatiquement par email.

Une récupération automatiques des documents de voyage a été implémenté à partir des emails envoyés par les fournisseurs qui sont par la suite inséré dans le backoffice. C’est un processus souvent chronophage qui peut désormais être automatisé. Via cette évolution, il sera possible de réduire la charge de travail et les erreurs de saisie.

Description fonctionnelle

Le processus récupère de manière automatique les documents de voyage envoyés par les fournisseurs et les insére dans le Backoffice, dans le dossier correspondant. Le processus se déroule comme suit :

• À une intervalle/horaire définie par le distributeur, le processus est lancé.
• Une fois lancé, le processus se connecte à une ou plusieurs boîtes mails choisies par le client (ces boîtes mails doivent être dédiées)
• Il lit tous les mails non lus de cette/ces boîtes email et en extraira les documents de voyage ainsi que les dossiers auxquels ils sont liés :
  • Si il n’est pas capable de trouver une pièce jointe (sous forme de pdf joint au mail ou de lien de téléchargement) ou s’il ne trouve pas le dossier auquel un document de voyage est lié, un mail d’alerte sera envoyé à la/les adresse mails choisies sous forme d’un rapport.
  • Si le document trouvé existe déjà au sein du dossier ciblé, il remplace celui déjà existant et le garde en historique.
• Une fois que les documents de voyage sont récupérés, ils seront insérés dans les dossiers correspondant.
• Si ce/ces documents sont les derniers requis pour compléter un dossier, alors celui-ci sera automatiquement complété (comportement activable via une configuration)

Il est désormais possible de mettre en place des exports permettant d’envoyer les informations des dossiers du backoffice vers un système externe (sur un serveur sFTP).

Les exports sont déclenchés automatiquement à intervalle régulier pour maintenir à jour une base externe. Le format utilisé est le format interne « BOFile ».

Le texte de l’email de remboursement par défaut envoyé depuis le backoffice a été amélioré de façon à être clarifié :

Bonjour,
Nous avons le plaisir de vous confirmer votre remboursement d’un montant total de 73,5 EUR.
Cordialement,
L’équipe XXX
Ce mail est généré en automatique merci de ne pas répondre.

Dans le cadre de la plateforme réceptive, nous souhaitons exploiter les données d’un dossier stocké dans le BO afin de les afficher à un client dont la réservation a été réalisée sur la plateforme réceptive.
Par une synchronisation, nous récupérons le dossier dans notre base de données Back-office et des informations éditoriales sur les produits réservés.

Le document PDF sera généré automatiquement et sera disponible pour l’agent de voyage dans l’interface Back-Office. Il pourra le récupérer et l’envoyer par mail au client par exemple.

Le PDF final sera composé de 3 sections :

• Une page de garde (avec données de l’agent, Photo principale du circuit)
• Le corps du pdf
• Une fin de document (avec du texte sur les mentions légales, conditions de vente, etc)

Concernant la mise à disposition dans le BO, il existera néanmoins une différences entre un devis et un book :

Pour un devis

• Le document sera généré dans le pdf de l’aperçu « Détail du dossier ».

Pour un book

• Le document sera généré dans la section « Document de voyage » et consultable dans cette section.
• Il sera possible pour l’agent de voyage de completer avec d’autres documents et d’utiliser les mails de la section « Document de voyage ».

Il est désormais possible de prendre en compte les nouveaux droits de l’utilisateur de connecté lors de la recherche des dossiers par Fournisseur des sous-dossier. Pour un utilisateur ayant le droit BO Contrôle Producteur :

• L’option de sélection Fournisseur sous-dossier dans la recherche classique ne propose donc plus que des fournisseurs auxquels l’utilisateur peut accéder. Il est différencié par types de dossiers : Package, Transport, Hébergement, Prestation
  • Package: ceux qui sont définis dans Producteurs accessibles de l’utilisateur connecté.
  • Transport: ceux qui sont définis dans Sources transports accessibles de l’utilisateur connecté.
  • Hébergement: ceux qui sont définis dans Sources hôtels accessibles et Fournisseurs hôtels accessibles de l’utilisateur connecté.
  • Prestation: ceux qui sont définis dans Sources prestations accessibles de l’utilisateur connecté.
• Cela s’applique aussi par défaut dans la recherche classique si aucun choix n’est fait pour le select Fournisseur sous-dossier.
• Et cela s’applique aussi dans la recherche rapide.

Il est désormais possible de stocker des données éditoriales (textes riches et images) sur un dossier enregistré dans le back-office.

Ce fonctionnement permettait par exemple de stocker une fiche produit attachée à un dossier ou des informations éditoriales additionnelles spécifiques au dossier.

Il est désormais possible de rechercher des dossiers et d’ajouter des recherches favorites par types de modifications afin de n’obtenir et résultat que les modifications d’un certain type.

Voici le détail des recherches disponibles en fonction des types de modifications :

• En cours – modification de prestation
  • Inclus tous les dossiers avec une modification en cours donc l’objet est « Prestation »
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – modification de date
  • Inclus tous les dossiers avec une modification en cours donc l’objet est « Date de départ » ou « Durée »
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – modification de participant
  • Inclus tous les dossiers avec une modification en cours donc l’objet est « Participant » ou « Répartition »
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – modification
  • Inclus tous les dossiers avec une modification en cours (sauf si c’est un des 3 cas ci-dessus)
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – régulation de prestation
  • Inclus tous les dossiers avec une régulation en cours donc l’objet est « Prestation »
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – régulation de service
  • Inclus tous les dossiers avec une modification en cours donc l’objet est « Activités et services »
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la modification est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)
• En cours – régulation
  • Inclus tous les dossiers avec une régulation en cours (sauf si c’est un des 2 cas ci-dessus)
  • Le dossier sort de la corbeille lorsque la régulation est invalidée ou acceptée (elle n’est plus en cours)

Lorsqu’un dossier n’est pas en statut de paiement « à rembourser » ou « remboursement à prévoir », le bouton « remboursements » peut être désactivé via une configuration.

Dans le moteur de recherche du Back-office de nouveau champs ont été ajoutés afin de permettre la recherche en fonction du numéro de téléphone du client et par numéro d’autorisation de paiement.

Les listes de dossiers en recherche favorites prennent désormais en compte toutes les modifications, régulations ou annulations en cours et pas uniquement la dernière action créée.

A des fins de suivi, le nom de l’utilisateur ayant envoyé un email manuel depuis le Back-office est enregistré dans l’onglet « Notes / Historique » du dossier concerné.

Déjà disponible pour les paiements « classiques », l’information du nom de sous-type de paiement utilisé lors d’un paiement en compte a été ajouté à la page récapitulant les paiements du dossier dans le Back office.

Dans cette évolution, le brouillon des courriels adressés aux clients et fournisseurs a été sauvegardé, pour modifications, annulations, règlements et factures. Très règulièrement en cours de rédaction, un brouillon du contenu du corps, des destinataires et du sujet de l’e-mail est enregistré.

Il permet ainsi à l’agent en back office que quitter la page de rédaction de l’email pour aller, par exemple, chercher une information sur un produit ou un dossier dans le back office, puis de reprendre la rédaction de l’email, au point ou il s’était arrêté.

L’outil de capping Orchestra permet de limiter les dépenses en compte d’une agence au sein d’une arborescence.

• Agence Siège
  • Agence A
  • Agence B – Autorisation de dépense en compte de 3 M€
    • Agence 1 – Autorisation de dépense en compte de 1 M€
    • Agence 2 – Autorisation de dépense en compte de 1 M€
  • Agence C

L’arborescence permet ainsi de déléguer à une agence fille une partie de l’autorisation de l’agence mère et ainsi de contrôler les engagements de chacune des agences afin de sécuriser les dépenses.

Cet outil permet aussi désormais de paramétrer des frais d’agences en cas de modification d’un dossier en back-office. De la même manière ce paramétrage s’applique à l’ensemble de l’arborescence fille de l’agence ou elle est appliquée à moins que celui-ci soit surchargé d’une nouvelle valeur.

Depuis quelques versions, des équipes Orchestra travaillent à des évolutions très importantes du back office dans l’optique de permettre une gestion de bout en bout des transports (et notamment des transports en connectivité directe avec les compagnies) depuis cette interface.

Ces évolutions permettent entre autres de :

• Augmenter les capacités des moteurs de recherches dossiers afin de permettre une plus grande efficacité dans la recherche de dossiers via des informations de transport. Ces évolutions comprennent aussi des ajouts de fonctionnalités à la recherche rapide de barre de menu. Un moteur de recherche spécifique pour les transports est ainsi disponible.
• Améliorer la lisibilité des dossiers transports dés la liste des résultats du moteur de recherche. De nombreuses informations sont disponibles dés la liste de résultats. (Compagnies aériennes, status d’émission, nom des passagers…)
• Permettre des actions sur les dossiers dés la liste de résultats ou des raccourcis vers les interfaces permettant ces actions.
• Présenter les dossiers contenant du transport de manière précise et exhaustive avec des améliorations des la section « Détail des transports ».
• Emettre, modifier, payer la différence, annuler des billets (et que ceux-ci restent synchronisés avec la compagnie aérienne chez qui des modifications peuvent aussi être effectuées).
• Modifier les passagers, ajouter des produits ancillaires et prestations.

… et ceci pour l’ensemble des sources de transports et compagnies en connectivité directe.

Dans le Back-office, dans la section « Détail du voyage », dans la partie transport au niveau du vol le code affiché était le code de la ville. Pour plus de précision dans le cas des Metropolitan Areas, désormais c’est le code aéroport qui sera affiché.

Afin d’améliorer la réactivité des équipes traitant les dossiers depuis le Back office, il a été ajouté la possibilité de paramétrer une alerte à la réception d’un nouvel email dans la section Documents de Voyages (comme il existait déjà dans d’autres sections).

Via paramétrage, ces dossiers peuvent désormais être affichés dans une liste de dossiers « à traiter » que les équipes en charge peuvent dépiler en priorité pour une augmentation de la réactivité de ces équipes et ainsi de la satisfaction client.

Dans le Back Office, de même que dans le cas d’un paiement en compte, lors d’un paiement Chèque Cadeau de type subvention, il est désormais possible de ne pas notifier le client par email en décochant la checkbox.

Le paiement sera ainsi appliqué au dossier sans que le client dont l’email est renseigné dans le dossier ne reçoive de notification par email.

Afin de permettre des interactions riches avec les interfaces clients ou les systèmes externes, le lien du carnet de voyages peut désormais être accessible depuis les web services du Back office.

Cette nouvelle fonctionnalité permet par exemple de rendre disponible le carnet de voyages d’un client depuis son compte personnel sur le site internet du distributeur.

Dans le back-office Orchestra, le moteur de recherche permet d’accéder aux dossiers répondant à des critères.

Il est possible d’enregistrer ces recherches comme favoris et d’accéder ainsi en un clic aux résultats de ces recherches. Vous êtes libres d’administrer ces recherches favorites en fonction de vos préférences.

Certains processus métiers demandent une attention particulière à des dossiers dans un état précis. Dans ce cas, des recherches peuvent-être définies (en collaboration avec votre chef de projet et via son paramétrage), et ces recherches apparaissent ainsi au dessus de vos listes favorites, dans la colonne de gauche de l’interface.

De nouveau critères de recherche sont désormais disponibles pour ces listes depuis la version 17.2 :

• Les dossiers correspondant à un ou à des statuts de paiements
• Les dossiers dont le reste à payer (montant total – montant payé) est inférieur ou égal à un montant.
• Les dossiers dont le reste à payer est strictement supérieur à un montant.

Tous ces montants peuvent aussi être négatifs (un reste à payer négatif peut arriver dans certains cas).

Les codes de réduction utilisés dans le processus de réservation sont enregistrés et affichés dans l’aperçu des dossiers du back office.

Le fait qu’un code de réduction ait été utilisé et quel code spécifiquement est aussi une information disponible dans les exports de dossiers.

Dans le Back office, une fonctionnalité permet de rattacher les emails entrant directement aux dossiers concernés en fonction d’un code reconnu dans l’email des clients et des fournisseurs, et ainsi d’en simplifier le traitement.

Il arrive cependant parfois que des clients suppriment ce code permettant de reconnaître le dossier concerné par l’email. Ces emails étaient alors perdus.

Il est désormais possible de configurer une adresse générique par distributeur regroupant l’ensemble de ces emails orphelins afin de les réattribuer au bon dossier et ne pas perdre les informations pouvant être contenus dans ces emails.

L’envoi automatique d’un email au client lors d’un paiement en compte est désormais activable par défaut via configuration.

En fonction des utilisations, cette fonctionnalité nécessite de pouvoir être activée ou non par défaut.

Lors de l’envoi d’emails depuis le back-office, les destinataires en Cc et en Cci sont désormais enregistrés dans les emails envoyés à des fins d’information et de traçabilité.

Nous avons aussi ajouté une fonctionnalité activable par configuration permettant d’envoyer et de recevoir des pièces jointes depuis le back-office.

Un nouveau bouton « joindre » apparaît alors sur l’outil d’envoi d’emails. Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre modale permettant de sélectionner les pièces jointes. La sélection de plusieurs pièces jointes est possible.

A la réception des emails, un pictogramme « trombone » permet d’identifier les emails ayant des pièces jointes et celles-ci sont disponibles à l’affichage et au téléchargement en dessous du message.

Si des pièces jointes non autorisées sont inclues dans l’email, une notification apparaît.

La taille et le type de pièces jointes autorisées sont configurables.

Lors de la création d’un dossier manuel, un nouveau champ apparaît à la sélection du statut « Option » permettant de saisir une date de fin de validité (dans le futur uniquement).

Sur tous les exports générés depuis les retours moteur du BO, les montants avaient des espaces séparateurs des chiffres des puissances de 1000. « 10000,00 € » était donc affiché « 10 000,00 € ».

Ces séparateurs ont été supprimés afin de faciliter les traitements de ces exports et accélérer leur exploitation via Microsoft Excel par exemple.

Dans le cas de modifications de dossiers, la case à cocher proposant l’envoi de la nouvelle facture au client était cochée par défaut. Dans le cadre de certaines actions sur les dossiers, cet envoi n’est pas nécessaire. Il est désormais possible de configurer si la case est cochée par défaut ou non, séparément dans le cadre de modifications ou ajustement des devis, d’annulation ou de régulation.

Afin de présenter de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs de la plateforme, nous avons développé une fonctionnalité de tutoriel qui guide l’utilisateur au sein de l’interface pour lui montrer de nouvelles fonctionnalités intéressantes.

Pour l’instant sur le Back-office, suite à une mise en production d’une nouvelle version de la plateforme en environnement client, l’utilisateur est alerté par une pop-in qu’une nouvelle version a été déployée, et que de nouveaux tutoriels sont disponibles.

En 16.6, un tutoriel est déjà disponible. Il présente la fonctionnalité de recherche par numéro de facture client et guide pas à pas l’utilisateur jusqu’au champ de recherche, lui propose un numéro de facture à rechercher et lui montre où trouver le résultat.

Vous pouvez aussi retrouver ces tutoriels dans la section aide accessible via la barre de menu.

Nous avons ajouté de nouveaux champs configurables dans l’export de dossiers du back-office :

• Les champs « TO technique » et « Montant des taxes » de l’export simple.
• Les champs « Adresse de facturation » et « Ville » dans l’export détaillé.

A la création d’un client ou à l’ajout d’un client sur un dossier manuel, il est désormais possible d’interfacer une API qui met à disposition les informations client à partir de son identifiant client. Le formulaire est automatiquement rempli ce qui permet un gain de temps important pour l’agent.

Dans le cadre de la mise en place d’accords entre agences, il peut être important de définir des montants maximum de CA par agence.

Une agence non IATA ne pouvant émettre/réserver de tickets, elle doit passer par une agence IATA référente pour ces opérations, ce qui nécessite un mécanisme de garantie de paiement (et donc contrôle) : les agences non IATA ne doivent pas pouvoir réserver à l’infini, et donc être limitées à un seuil.

Le seuil d’une agence devra pouvoir être modifié à tout instant, manuellement, par une agence « administratrice » parente.

Une arborescence de responsabilité pourra par exemple être définie sur 3 niveaux : 

• Agence mère (1..1)
  • Agences principales aux niveaux pays (1.. N) (Maroc, Egypte etc)
    • Agences locales (IATA et non IATA) (1..N)

Implémentation dans Orchestra

• La notion de seuil est propre à une agence, ne dépend pas des autres agences, ni de la ou les agences parentes. Contrôler le seuil d’une agence correspond donc uniquement à vérifier le seuil de cette agence.
• Une agence de niveau N pourra définir les seuils des agences de niveaux inférieures (N+1, N+2) sans notion de maximum/cohérence par rapport à son propre seuil si elle en a un.
  • Par exemple si l’agence A à un seuil de 100k, elle pourra définir un seuil de 200k pour une de ses agences filles.
• Une agence possède les informations de seuil suivantes : 
  • Seuil initial
  • Seuil courant
  • Consommation courante
  • Consommation restante 

Opérations sur le Volume d’Affaires

A chaque réservation d’une agence, la consommation de l’agence est décrémentée du montant de la transaction.

Il s’agit du Volume d’affaires total (transport, hébergement, frais, assurances etc).

A chaque paiement de l’agence non IATA à une agence IATA (parente), sa consommation est décrémentée d’autant car le paiement a été effectué, il est donc possible de « re-créditer » le compte de l’agence non IATA. Puisque le système de paiement n’est pas connecté à ce mécanisme, la décrémentation/incrémentation se fera de façon manuelle par la ou  les agences parentes en allant modifier le CA consommé depuis une interface d’administration.

Un seuil CA non défini signifiera pas de limite de CA.

Vérification des seuils

Option 1 – Alerte en tâche de fond

Des alertes par email sont mises en place en tâche de fond (jobs) lorsqu’une agence atteint un pourcentage du seuil, ce pourcentage est une configuration globale à toutes les agences.

Par exemple, il est possible de générer une alerte lorsque l’agence atteint 90% de son seuil.

Les expéditeurs, sujets, et contenus ne sont pas configurables et sont uniquement en anglais. Le destinataire sera l’agence qui atteint le % de seuil , l’agence parente et le contact principal du compte sont en copie de l’alerte.

Option 2 – Sous forme de service

1/ Un service distant est aussi créé afin de récupérer les informations de seuil d’une agence.

• Ce service peut être appelé afin de récupérer les informations de seuil de l’agence connectée et afficher un message d’avertissement si le seuil est dépassé au niveau du moteur de recherche, sinon l’agence peut réserver.
• Les contrôles sur les seuils ne se font que lors des appels et ces services, pas dans le processus de réservation de la plateforme.
• Si le seuil de l’agence est atteint dans ce cas l’agence ne peut pas rechercher ni réserver.

2/ Un service est créé afin de mettre à jour la consommation agence lors d’une réservation. 

• Ce service permet de mettre à jour la consommation courante/restante.
• Il n’effectue aucune vérification sur les seuils et ne sert donc pas à bloquer les recherches ou réservations.

Interface

Une nouvelle interface a été créée afin de visualiser par agence toutes ces informations.

Il est possible pour chaque agence d’un niveau N de visualiser la consommation des agences qu’elle gère (niveau N-1, N-2). Une agence ne peut pas modifier son propre plafond.

Seules les agences avec un seuil apparaîssent dans cette interface.

La modification des plafonds des agences se fait agence par agence (pas de modification en masse).

Vous avez désormais la possibilité d’activer une fonctionnalité permettant d’envoyer automatiquement tous les documents de voyage à vos client dés lors qu’un document de voyage est présent pour chaque source du Pré-Package. A ce moment-là, le dossier peut être automatiquement renseigné comme « Complet » et ne plus attendre une validation manuelle.

Le paiement en plusieurs fois Oney est désormais disponible via les PSP Payline et Payzen dans le processus de réservation.

Il est de même possible de réaliser toutes les opérations de paiement avec Payline dans le Back-Office :

• Le paiement par carte. 
• Le paiement par alias (tokenization).
• Le paiement par mail (CB, PayPal).
• Les paiements automatiques.
• Les remboursements.

Les informations des agences sont désormais visibles à de nouveaux endroits sur les dossiers du Back-Office afin de simplifier les opérations pour les producteurs ou les distributeurs dont le suivi des dossiers est centralisé.

Nous avons amélioré la lisibilité des factures et notamment des titres qui pouvaient être rendus « ton sur ton » sur certains navigateurs. Ils sont désormais plus lisibles et contrastés.

Lors de la création d’un dossier manuel, l’agent de voyages a la possibilité de choisir la date de création du dossier. Nous avons désormais ajouté une deuxième date de création du dossier (technique et non-modifiable celle-ci) permettant de garder en base de données la date de création effective du dossier.

Désormais, l’onglet « Détails du voyage » du back-office indique le fournisseur des sources secondaires du package (des prestations ou des transferts par exemple).

Détail de l’affichage d’une prestation sur le back-office :

Optimisation des performances lors de l’affichage des listes.

Optimisation des performances de la recherche rapide.

Ajout d’un champ permettant de chercher un dossier distributeur par numéro de facture client.

Envoi automatisé des documents de voyage :

• Les fonctionnalités d’envoi automatique de documents de voyages évoluent : vous avez désormais la possibilité d’activer le changement du statut des dossiers vers « complet » lors de la mise à jour ou l’ajout de documents de voyages. De cette manière, le processus d’envoi des documents de voyages est 100% automatisé.
• Vous pouvez aussi réserver la validation de la complétude d’un dossier à une intervention manuelle qui déclenchera l’envoi des documents au client final.

Ajout de la possibilité d’appliquer des traitements sur les informations des dossiers avant enregistrement de ceux-ci dans le back-office Orchestra ou un back-office externe.

Ajout de la fonctionnalité permettant de retirer manuellement les statuts « En attente de retour TO » et « En attente de retour client ».

Optimisation du temps de chargement des listes et des recherches favorites dans l’onglet Liste.

• Amélioration de la récupération des documents de voyage pour les vols Misterfly.
• Le champ « Origine » d’un dossier (réservation, manuel, import) peut maintenant figurer dans les exports de dossiers du Back-Office
• Au niveau de la création de dossier manuel, amélioration ergonomique afin de préremplir un maximum d’informations par défaut (dates de séjour sur l’hôtel, devises, informations de l’agence).

• Renforcement de la sécurité afin d’éviter à un utilisateur d’accéder à des dossiers non autorisés.
• Ajout de la possibilité d’utiliser des comptes SFTP pour les exports de dossiers.
• Amélioration de la génération des numéros de factures générées par le Back-Office afin de s’assurer de leur unicité et leur continuité dans tous les cas.
• Lors de la confirmation d’un dossier « en demande », ajout d’une case à cocher permettant de choisir d’envoyer ou non un mail au client.

Possibilité d’envoyer un mail automatiquement au client afin de le prévenir de la prochaine échéance de paiement. Ce mail est envoyé quelques jours avant le paiement effectif et est également conservé dans le dossier du Back-Office.

• Pour les paiements avec le système Be2bill, possibilité pour l’agent de voyage de demander à activer le paiement en mode 3DS.
• Amélioration de l’autocomplétion du champ « Destination » pour prendre en compte les pays en plus des villes.

• Amélioration de l’affichage des lignes tarifaires dans le Back-Office lorsque le producteur envoie une commission globale uniquement,
• Ajout d’un critère de recherche permettant de rechercher les dossiers par « code interne de paiement »,
• Possibilité d’ajouter une étiquette sur tous les dossiers contenant un commentaire client saisi lors de la réservation. Ceci permet de les identifier plus facilement,
• Nouvel export automatique des factures fournisseurs (format CSV), permettant par exemple d’exporter chaque mois les factures du mois précédent,
• Possibilité de bloquer les fonctionnalités suivantes pour les dossiers de type devis:  documents de voyage, paiements, factures clients, factures fournisseurs.

Ajout de l’information « Total prix de vente initial » dans les exports Back-Office

• Récupération automatique des vouchers de la source d’activités et de transferts City Discovery
• Récupération automatique des e-tickets de la source vols Misterfly

Possibilité de récupérer des documents de voyage dans le Back-Office avec une authentification.

Prise en compte des fournisseurs d’activités et de transferts lors de la saisie des dossiers manuels, en particulier dans la section « Devis ».

Lors de la saisie d’un dossier manuel, dans la section « Devis », possibilité de définir une quantité maximum (par défaut 10).

Deux nouveaux modes de paiement sont désormais disponibles dans le back-office :

• Paiement 3-tiers : Ce paiement peut être utilisé pour les transactions par cartes communiquées par téléphone.

• Paiement par mail : Ce paiement peut être utilisé pour les clients souhaitant payer eux-mêmes.

Ces nouveaux modes sont disponibles dans la liste déroulante paiement par carte.

Les libellés des utilisateurs sont désormais aussi affichés entre parenthèses dans les listes des canaux de réservations lors de la création d’un dossier.

Un tableau récapitulatif des commissions agences est désormais disponible dans la page de devis d’un dossier créé manuellement. Seules les commissions agences applicables sur le canal de réservation du dossier sont affichées.

Le détail des commissions agences permet à l’agent de connaitre l’ensemble des commissions à appliquer manuellement sur chacun des éléments du séjour.

Le remboursement des paiements Payzen est désormais directement disponible depuis le Back-office.

Les utilisateurs du back-office sont désormais prévenus lorsqu’un client répond à un e-mail distributeur envoyé depuis le back-office, section « Facture client » et « documents de voyage » de la même façon que ce qu’il est possible de faire aujourd’hui depuis la section « modification » d’un dossier. Les échanges mails suite à l’envoi d’une facture client apparaissent alors également dans la partie « échanges » de la section « facture client ».

En termes de notifications, à l’intérieur du dossier, l’onglet est surligné en rouge pour notifier l’utilisateur.

Ces notifications sont disponibles sur l’onglet « Documents de voyage » et « Facture client ».

L’utilisateur doit alors valider la lecture du mail pour supprimer cette notification.

Par ailleurs, des recherches prédéfinies sont disponibles par défaut dans le back office, de la même façon que pour les modifications:

• Notification à traiter – client
• En attente réponse – client

Il est désormais possible de confirmer ou annuler un dossier dont le statut est « option » depuis la section « modification » d’un dossier. La confirmation et l’annulation génèrent un mail et mettent à jour le statut du dossier. La confirmation et annulation d’option peuvent être réalisées en connectivité dans certains cas, en fonction de la source associée au dossier Package.

Actuellement, la commission agence est ajoutée au prix de vente. Il est désormais possible de calculer la commission agence à partir du prix brut dans le back office.

Pour cela, il suffit de renseigner soit la valeur de la commission soit le pourcentage de la commission par rapport au prix brut.

Jusqu’à présent les tentatives de paiement s’effectuaient automatiquement chaque jour pendant une durée définie.

Désormais, une configuration permet de choisir entre ce fonctionnement ou de lancer des tentatives à intervalles choisies (tous les X jours).

Ce nouveau comportement est paramétrable par les équipes Orchestra dans le fichier de configuration du back office.

Il est désormais possible de rechercher et exporter les dossiers en fonction de la date de modification.

• Création d’une ligne tarifaire sans validation, intitulé ‘’Erreur – Saisie libre’’ dans la section Devis d’un dossier,
• Création de boutons permettant d’envoyer le devis en PDF aux clients sans l’affichage des commissions, et à l’agence avec commission.

L’accès à cette dernière fonctionnalité est à définir dans les droits utilisateurs

• Saisie multidevise des lignes tarifaires

Les prix net peuvent désormais être saisis dans la devise du fournisseur en indiquant la devise associée sur chaque ligne tarifaire.

• Calcul du prix de vente à partir du prix net, commission et markup

Il est désormais possible de saisir le prix net, la commission en pourcentage et le markup en pourcentage pour obtenir le prix de vente alors que précédemment la commission était déduite de la formule prix brut – prix net.

L’ordre de saisie peut être le suivant :

1. Saisie du prix net,
2. Saisie du pourcentage (ou valeur) de commission amenant au calcul du prix brut, 
3. Saisie du markup impactant le prix de vente. 

Ce nouveau mode de saisie est configurable depuis le module back-office.

Voici une liste d’améliorations effectuées :

• Le choix d’une date de début ouvre automatiquement le calendrier pour le choix d’une date de fin,

• Calcul automatique du nombre de jours et de nuits à partir des dates de début et fin,

• Présélection si la liste déroulante contient seulement une valeur dans les formulaires,

• Pré-remplissage des informations de l’agent définies à partir des informations de l’utilisateur connecté dans le formulaire de création des clients/voyageurs,

• Simplification du formulaire de création des vols.

1 / Barre d’action fixe

L’ergonomie du retour moteur a été améliorée en fixant la barre d’actions.

Cette barre, comprenant le nombre de résultats et les différentes actions applicables en masse aux dossiers, reste maintenant toujours visible en haut de la page pendant le défilement des résultats.

2/ Nouvelle vue orientée clients

En plus du mode d’affichage classique, il est désormais possible d’afficher la liste des résultats des recherches de dossiers avec une vue « orientée clients ».

Un nouveau bouton à droite de la barre d’action permet, selon les besoins, de basculer l’affichage de la liste de recherche en vue dossiers ou en vue clients.

3/ Enrichissement de l’export détaillé

Le code postal de l’adresse de facturation du dossier, ainsi que l’IP du client ont été ajouté à l’export de dossiers détaillés du Back-Office.

Un nouveau statut permet désormais de marquer les dossiers du Back-Office comme « Archivé ». Par défaut, ces dossiers archivés ne remonteront plus, ni dans les listes de recherche, ni dans les recherches effectuées via le moteur.

Un nouveau champ dans le moteur permet cependant de rechercher les dossiers archivés, non archivés, ou tous les dossiers.

L’option d’archiver un dossier est activable via une configuration générale et via des droits utilisateurs. Une nouvelle action permettant d’archiver, et une autre permettant de désarchiver sont alors disponibles. Il est également possible d’effectuer des archivages en masse grâce à la barre d’action du retour moteur.

En effectuant la configuration adéquate, il est également possible d’automatiser l’archivage en fonction de certains critères, par exemple archiver tous les dossiers dont le départ date de plus de un an.

Trois nouveaux services viennent enrichir les Web Services Back-Office existants :

• Recherche de dossiers en spécifiant l’intervalle de création des dossiers, ainsi que le nom du produit, le nom du client, son adresse email, et le type de processus de vente,
• Confirmation de dossiers en demande,
• Annulation de dossiers en demande.

Il est désormais possible d’activer plusieurs modes de paiement dans l’onglet « Paiements » des dossiers. L’utilisateur peux ainsi choisir dans la liste le mode de paiement le plus adapté.

Il est maintenant possible de générer et stocker automatiquement les documents de voyages des sources compatibles (billet électronique Amadeus, voucher Koedia, …).

Les documents récupérés sont ensuite visibles dans l’onglet « Documents de voyage » des dossiers du Back-Office.

Une configuration permet maintenant de gérer l’activation des factures plus finement. Il est ainsi possible d’activer indépendamment l’une de l’autre :

• Les factures générées lors d’une réservation,
• Les factures créées lors d’opérations sur les dossiers du Back-Office.

Il est désormais possible d’indiquer le type de paiement en compte (virement, espèce, carte cadeaux, etc.) lors de la saisie d’un paiement en compte dans le Back-Office.

Un nouveau paramètre « Société » peut maintenant être envoyé lors de la réservation.

Ce champ est destiné à être enregistré dans les dossiers du Back-Office afin de différencier les dossiers pouvant provenir de différentes marques blanches. Les agents pourront alors, par exemple, appliquer une TVA différente en fonction de ce paramètre.

L’export détaillé de dossiers du Back-Office gère maintenant le format Excel XLSX, ce qui permet d’exporter un nombre beaucoup plus important de lignes tarifaires dans un même fichier.

Des dossiers de type « producteur » peuvent maintenant être créés pour les hôtels internes.

Tout comme les dossiers producteurs des autres sources, ils sont associés au dossier distributeur de la réservation correspondante.

Un nouveau champ de recherche est maintenant disponible dans le moteur de recherche du Back-Office afin de rechercher les dossiers selon les fournisseurs des sous-dossiers qui les composent.

Il est désormais possible d’effectuer des remboursements par chèque dans la section Paiements > Remboursements du Back-office.

L’interface de gestion des échanges par mail a été améliorée. Lorsque l’utilisateur répond à un mail, l’historique des échanges est désormais affiché dans la fenêtre d’édition.

Un nouveau droit Back-office a été ajouté dans l’outil d’administration afin d’afficher les colonnes de commissions et de yields dans la section « Devis » du Back-office.

L’export détaillé s’enrichit de deux nouvelles colonnes permettant de préciser, pour chaque élément tarifaire de l’export :

• Le fournisseur de la ligne tarifaire,

• La date à laquelle la ligne tarifaire a été créée.

Il est désormais possible d’effectuer des recherches sur les numéros de transaction de paiement par carte bancaire. Le champ correspondant a été ajouté dans le moteur de recherche du Back-office.

L’information du « type de transaction » a été ajoutée dans l’historique de paiement des dossiers. Ce type permet de distinguer les opérations d’autorisation, de capture, de 3D Secure, de remboursement et d’annulation.

Par exemple, lorsque des dossiers ont été réservés via un paiement avec vérification 3DS, deux transactions très similaires sont enregistrées dans le Back-Office. La ligne type de transaction permet maintenant de bien les différencier.

De nouveaux web services Back-Office sont maintenant disponibles. Ils permettent de confirmer les dossiers en demande, ou au contraire de les invalider.

Cette fonctionnalité consiste à créer manuellement des dossiers dans le Back-Office, afin, par exemple, de gérer les commandes provenant de différents systèmes de réservation dans un seul et même outil.

Différents formulaires permettent de remplir un dossier étape par étape, tout en assurant la cohérence entre les différentes informations.

1/ Pop-in de création

Un nouveau bouton dans la barre principale permet de commencer une création manuelle de dossier.

Les informations saisies dans cette popin définissent la structure du dossier. Elles ne seront donc pas modifiables après validation de celles-ci.

Le champ « produit de référence » ne concerne que les dossiers de type package et pré-package. Si la recherche ne retourne aucun résultat, il est possible de saisir un nom et une référence de produit.

Après validation de la po-pin, la page d’aperçu du dossier est affichée avec les informations minimales. Le statut « Dossier non finalisé » est présent en haut à gauche de l’aperçu. La barre de navigation à droite présente un icône (points d’exclamations) indiquant que les différentes sections n’ont pas encore été complétées.

2/ Section « Détails du voyage »

Une fois le premier formulaire validé, il est possible de remplir les autres sections du dossier. Dans la section « Détails du voyage », un bouton « Créer » permet de continuer le processus d’édition afin de saisir le détail de chaque prestation du voyage.

3/ Section « Clients/Voyageurs »

La section « Clients/Voyageurs », permet de saisir les informations relatives au client et aux voyageurs. A noter que pour ces derniers la date de naissance est obligatoire pour les enfants.

4/ Section « Devis »

Enfin la section « Devis » permet de saisir les informations relatives aux lignes tarifaires du dossier.

5/ Réédition des informations

Une fois les informations complétées, il est possible de rééditer chacune des sections afin d’y apporter des modifications. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône qui se situe à gauche du libellé de chaque section.

6/ Validation du dossier

Une fois que toutes les informations du dossier ont été remplies, le statut « Dossier non finalisé » est remplacé par un bouton « Valider le dossier ». Ce bouton permet de transformer un dossier au statut « Brouillon » en un dossier « Validé ».

Un message d’avertissement apparaît lorsque le nombre, les types de voyageurs et la répartition des chambres ne sont pas strictement les mêmes afin de valider la cohérence du dossier.

Un dernier message permet la confirmation définitive du dossier. Cette pop-in permet également d’envoyer un mail au client et/ou au producteur. A noter qu’un dossier validé ne pourra plus repasser à l’état brouillon. Le dossier passera ensuite en mode « Validé » et se présentera sous la forme d’un dossier classique.

Les listes de résultats du Back-Office sont désormais précédées du nombre de résultats de la recherche et d’un bouton permettant d’afficher les montants totaux correspondants (chiffre d’affaires).

Le clic sur le bouton « chiffre d’affaires » affiche un tableau indiquant, pour chaque devise configurée, le montant total de chaque catégorie de dossiers (confirmé, devis, option, en demande) ainsi que le montant total tous types de dossiers confondus.

Les Web Services du Back-Office permettent maintenant de faire une recherche sur l’e-mail exact d’un client.

Ceci peut par exemple être utile pour remonter l’historique des réservations effectuées par un client sur son compte client.

Les informations concernant le type de vol (lowcost, GDS, alloté) ont été ajoutées dans la section « Détails du voyage ».

Par ailleurs, les informations concernant le « type de réservation » (standard ou anticipée) et le « type de tarif » (standard ou flex) ont été ajoutées à l’aperçu.

Il est maintenant possible de sauvegarder les « bons hôtels » (documents de type « Voucher » générés par le processus de réservation) en tant que documents de voyage attachés à un dossier. Ceux-ci apparaitront alors dans la section correspondante et pourront être gérés comme les autres documents de voyage du dossier.

Les paiements effectués par bons d’achat et ceux effectués par subventions n’apparaissent plus sous la forme d’un seul paiement dans le Back-Office.

Ces deux types de paiements sont maintenant considérés comme des sous-catégories de chèques cadeaux, et apparaissent donc en deux lignes distinctes.

Il est désormais possible d’effectuer une recherche de dossiers en spécifiant plusieurs triplets Canal/Organisation/Utilisateur.

Le système de paiement Ogone a été intégré dans le Back-Office. Les paiements s’effectuent en mode « serveur/serveur » et via CB uniquement. Il est ainsi possible de :

• Visualiser les paiements effectués,

• Créer un paiement manuel qui s’appuie sur un alias ou une nouvelle carte,

• Rembourser ou annuler un paiement s’il n’a pas été encore passé en banque,

• Créer un paiement automatique qui s’appuie sur un alias ou une nouvelle carte.

Jusqu’à présent, seul le dossier principal d’un dossier multi-sources permettait le chargement des factures du fournisseur.

Il est désormais possible de charger des factures pour chacun des fournisseurs impliqués dans un dossier multi-fournisseurs.

Cette évolution induit plusieurs changements fonctionnels au niveau du module « Comptabilité ». De manière générale, l’ensemble des formulaires permettent maintenant de filtrer selon le type de prestation que l’on recherche.

La liste des fournisseurs est mise à jour automatiquement en fonction du type.

1/ Chargement des factures

La popin de chargement des factures permet de la même manière de choisir le type de prestation et le fournisseur pour lesquels on souhaite charger la facture.

Le résultat du chargement des factures s’affiche à présent par fournisseur car le statut de facturation n’est plus global au dossier multi-fournisseurs mais est détaillé par fournisseur (statut facturé/surfacturé/non facturé/facturé partiellement).

2/ Liste des recherches

Comme pour le dossier principal, il existe maintenant des listes permettant de rechercher les sous-dossiers d’un statut particulier. Il est par exemple possible de définir une liste affichant l’ensemble des sous-dossiers au statut « non payé ».

3/ Section « Factures fournisseurs »

La section « Factures fournisseur » a été légèrement modifiée afin d’afficher les factures chargées de chacun des fournisseurs du dossier principal (dans le cas d’un pré-package par exemple). Les dossiers mono-fournisseur restent inchangés.

4/ Références additionnelles

La notion de référence additionnelles a également été modifiée afin de gérer correctement les dossiers de type multi-fournisseurs, il est à présent possible de définir une référence additionnelle par dossier fournisseur.

Les formulaires de recherche du Back-Office affichent désormais le nombre de dossiers correspondant aux critères de recherche sélectionnés, avant de valider la recherche.

Par ailleurs, une fois la recherche validée, la page se positionnera automatiquement au niveau des premiers dossiers trouvés.

De la même manière que lors des paiements, il est maintenant possible d’envoyer la facture au client après un remboursement.

La section « Régulation » du Back-Office permet maintenant de modifier en masse les références des packages associées aux dossiers. Il convient pour cela de sélectionner des dossiers issus du même processus de réservation et du même fournisseur, puis de cliquer sur « Modifier ».

Un nouveau champ permet alors de sélectionner un package alternatif. Ce changement s’appliquera pour tous les dossiers sélectionnés à l’étape précédente.

Un moyen de paiement via email, compatible avec le système de paiement Adyen, a été intégré au Back-Office. Ceci pourrait être étendu à d’autres systèmes de paiement par la suite.

Cette fonctionnalité permet à l’agent d’envoyer un email contenant un lien direct vers une page de paiement sécurisée. Cet email peut également être envoyé automatiquement lorsqu’un paiement automatique échoue.

Le client reçoit ainsi un email à partir duquel il peut saisir directement ses coordonnées bancaires et effectuer son paiement de manière autonome et sécurisée, sans avoir à les communiquer à l’agent.

Le lien permettant le paiement est valable pendant une durée limitée. Le délai avant son expiration est configurable.

Après validation, le paiement apparaît dans la liste des paiements à venir avant d’être complètement traité par Adyen.

Un nouveau critère de recherche « Payé avec chèques vacances » a été ajouté dans le moteur de recherche du Back-Office. Il permet de retrouver tous les dossiers dont le paiement a été effectué en chèque vacances (au moins partiellement).

La notion d’étiquette du Back-Office peut maintenant être utilisée afin d’affecter automatiquement des étiquettes par défaut sur les dossiers lors de la réservation.

Ces étiquettes sont configurables afin de définir quelles étiquettes doivent être associées à quel canal. Ces étiquettes seront visibles dans le moteur de recherche du Back-Office afin de retrouver les dossiers correspondants et dans le détail des dossiers.

L’affichage des vols dans la section « Détails du voyage » a été enrichi avec les informations des escales, leur durées, les terminaux associés, etc.

Des optimisations ont été effectuées dans les services de recherche de dossiers du Back-Office, en particulier pour les recherches remontant un nombre élevé de dossiers.

De nouvelles méthodes sont maintenant disponibles dans les Web Services du Back-Office :

• getBookings(String[] mails, String profile)

Ce web service retourne les dossiers complets (factures client/pro, lignes tarifaires, paiements, etc) des clients dont les adresses emails sont passées en paramètre.

• getBookingFilesPerAgency(String agencyCode, String fileReference, String depDateStart, String depDateEnd, String commandStatus, String numberOfFiles)

Ce web service retourne les dossiers partiels correspondants aux critères de recherche passés en paramètre (la liste de résultat est limitée grâce au paramètre « numberOfFiles »).

• getBookingFilesPaginated(String agencyCode, String fileReference, String depDateStart, String depDateEnd, String[] commandStatus, String beginIndex, String endIndex)

De la même manière que « getBookingFilesPerAgency », ce web service retourne des dossiers partiels, à la différence qu’il est possible de mettre plusieurs statuts et que les champs « beginIndex » et « endIndex » permettent de gérer une pagination du résultat.

• completeBookingFile(String id)

Ce web service retourne le dossier complet correspondant à l’identifiant passé en paramètre.

L’utilisateur peut désormais attribuer un type et une raison à une note. Les valeurs de ces select-box sont configurables.

Un système de filtres a également été ajouté afin de pouvoir filtrer selon :

• Le mode (notes automatiques ou notes manuelles),

• Le type,

• La raison.

Par ailleurs, il est maintenant possible d’exporter l’historique complet (format CSV) d’un ou plusieurs dossiers à partir de la liste d’actions. Cet export contiendra une ligne par dossier et par note, et sera composé des colonnes suivantes :

• Référence distributeur du dossier,

• Fournisseur du dossier,

• Date/heure de la note,

• Login associé à la note,

• Mode de la note (automatique/manuel),

• Type de la note,

• Raison de la note.

Tout comme il est possible de le faire avec les devis de package, les devis de réservation d’hôtels peuvent maintenant être rejoués dans le Back-Office afin d’être finalisés.

Il est maintenant possible d’ajouter un commentaire pour n’importe quel type de paiement ou remboursement créé dans le Back-Office.

Pour cela, une nouvelle section « Commentaire » a été ajoutée au bas de la pop-in de création/modification d’un paiement.

Ce commentaire est ensuite visible dans le tableau des paiements effectués :

Ces commentaires existent également pour les paiements automatiques. L’édition d’un paiement automatique permet de modifier ce commentaire.

Les devis effectués via le processus de vente hôtels peuvent maintenant être rejoués dans le Back-Office afin que les agents de voyage puissent finaliser la réservation.

Lors du « rejeu », la page de coordonnées est affichée directement  et est pré-remplie avec les données saisies lors du devis. Ainsi, la réservation peut être confirmée rapidement.

Un nouveau type de ligne tarifaire a été ajouté afin de pouvoir saisir des avoirs aux fournisseurs.

Ce type permet de saisir des montants négatifs dans les champs brut et net (champs concernant le producteur), et une valeur nulle dans le prix de vente (pour ne pas impacter la facture du client).

Un pourcentage de commission peut maintenant être défini pour les frais de réduction et les frais de dossiers. Les valeurs de ces pourcentages sont configurables.

Lorsqu’une régulation est créée sur plusieurs dossiers et qu’elle ne nécessite pas de validation de la part du client, il est désormais possible de répercuter directement le montant sur un paiement automatique existant.

Si aucun paiement automatique n’est défini, le statut du dossier restera « à solder manuellement ».

La gestion multidevises a été complétée par l’ajout des devises dans les rubriques devis, paiement, ajustement devis et dans les factures.

La notion de devise a également été ajoutée dans le module de comptabilité, avec la possibilité de charger les factures fournisseurs dans leur propre devise.

Il est maintenant possible d’envoyer les mails dans la langue du client.

Pour les mails automatiques (mails dont l’envoi ne se fait pas par un choix de « template » dans l’interface), la langue du client est sélectionnée automatiquement. Pour les mails envoyés manuellement, la sélection de la langue se fait via une select-box.

Le système de paiement Adyen est désormais disponible dans le Back-Office.

La section « Paiement » d’un dossier propose ainsi d’effectuer des transactions via ce nouveau mode de paiement.

La transaction s’effectue en mode serveur-serveur si la carte est celle utilisée lors de la réservation, et en mode 3-tiers s’il s’agit d’une nouvelle carte.

Il est maintenant possible d’ajouter des commentaires lors des actions suivantes sur les dossiers :

• Annulation,

• Modification,

• Ajustement,

• Régulation.

Ces commentaires peuvent être sélectionnés dans une liste prédéfinie (selectbox) ou en texte libre. Il est également possible d’effectuer des recherches de dossiers sur la liste de commentaires prédéfinis, et d’exporter ces données dans l’export détaillé.

Il est désormais possible de trier les résultats d’une recherche de dossiers en fonction de l’ancienneté des modifications en cours, c’est-à-dire la différence entre la date de la recherche et la date d’initialisation de la modification en cours.

Le tri s’appuie sur tous les types de modifications possibles (modification client, régulation fournisseur, ajustement de devis distributeur, annulation totale). Si un dossier comporte plusieurs modifications en cours, le tri prendra en compte la modification en cours la plus ancienne.

Cette nouvelle fonctionnalité permet d’envoyer un mail de relance au producteur associé à un dossier dans le cas où il manque des documents de voyage à l’approche de la date de départ.

Il est possible de configurer la date à partir de laquelle la relance est effectuée.

Les remboursements effectués dans le Back-Office sont maintenant limités en montant, par défaut:

• pour les remboursements par CB : le montant maximum est le montant du dossier concerné ou le montant déjà payé (si ce dernier est moins élevé),

• pour les remboursements par virement : le montant maximum est le montant déjà payé.

Il est possible, pour certains utilisateurs, de configurer un droit spécial pour outrepasser cette limite.

Les informations de passeport saisies dans la page coordonnées du processus de réservation sont désormais affichées dans le Back-Office, dans la section « Clients/Voyageurs ». Ces informations sont aussi présentes dans le mail producteur.

Lorsqu’un paiement automatique par CB intervient et qu’une erreur de carte (ou de plafond) survient, un mail peut maintenant être envoyé au client.

Le mail envoyé est archivé et téléchargeable au format PDF depuis le Back-Office dans la section Paiements > Historique.

Lorsqu’un paiement automatique par CB est lancé et qu’une erreur de plafond survient, il est désormais possible de désactiver les tentatives de paiements automatiques avec un montant inférieur.

Le module de comptabilité Orchestra propose maintenant une fonctionnalité permettant de simuler la facturation fournisseur.

En mode simulation, le chargement des factures fournisseurs n’impacte pas immédiatement les dossiers correspondants. Ceci permet de charger les factures de manière itérative en corrigeant les éléments de facturation et ainsi réussir à faire figurer tous les dossiers dans le tableau « Dossiers facturés » avant d’appliquer les modifications.

Dans le cas d’une production interne, le producteur peut maintenant définir son propre numéro de dossier pour compléter le numéro de dossier généré par Orchestra.

Pour saisir ses références de dossier, le producteur aura des accès au Back-Office du distributeur. Il est possible de faire une recherche rapide ou une recherche avancée sur ce nouveau champ. Enfin, cette référence sera également présente dans les exports dossiers ainsi que dans les mails à destination des fournisseurs.

Actuellement, le bouton  « Justificatif » de la section dossier/paiement envoie le justificatif de paiement par mail au client. Une copie de ce mail peut maintenant être envoyée à l’agence associée.

Un nouveau statut de paiement a été ajouté. Il indique si le dernier paiement dans le Back-office s’est bien déroulé. Ce statut permet de distinguer les insolvabilités dites « normales » (statut de paiement = A solder manuellement) des insolvabilités liées à un échec de paiement.

Le champ de recherche correspondant à ce statut a également été ajouté afin de pouvoir rechercher tous les dossiers concernés.

Le statut est aussi visible dans l’onglet « Paiement » du dossier.

Ce critère peut être utilisé dans les listes de recherche dans la barre de gauche. Ceci permet par exemple de mettre en évidence les problèmes d’insolvabilité sur les dossiers.

Jusqu’à présent, la gestion de la fraude se limitait à un niveau de risque par dossier représenté par trois valeurs (bas/moyen/haut). Des évolutions ont été réalisées afin de pouvoir gérer la fraude de manière plus fine.

Un nouveau statut de risque de fraude a été ajouté. Ce statut peut prendre trois valeurs :

• Non frauduleux,

• Suspecté,

• Avéré.

En plus de ce statut, il est possible de préciser l’origine de la fraude :

• Nom,

• Adresse e-mail,

• Serveur de mail,

• Pays de destination,

• Date interdite,

• Carte de paiement,

• Ville de départ,

• Adresse IP.

Il est possible d’administrer ces statuts de fraude depuis le Back-Office. Par exemple, un dossier à l’état de fraude suspectée pourra être passé à l’état de fraude avérée après analyse. Les actions possibles sur un dossier peuvent être conditionnées sur un statut de fraude. Par exemple, sur un dossier dont le statut de fraude est avéré, on peut interdire toutes modifications.

Les liens de recherche rapide présents à gauche dans le Back-Office peuvent désormais être définis par utilisateur. Ceci permet de définir des listes de recherches personnalisées par niveau de responsabilité d’agent dans un call-center par exemple.

Il est désormais possible de charger des documents de voyage sur de multiples dossiers à la fois. Pour cela le bouton « Actions » présent sur les pages de retour moteur s’enrichit d’un lien permettant le chargement de documents de voyage.

Ceci permet par exemple de sélectionner tous les dossiers ayant la même date de départ, même destination, puis d’y adjoindre un document de voyage commun à tous ces dossiers. Un cas pratique concerne notamment le chargement d’une fiche vol sur tous les dossiers correspondant à un axe donné.

Il est désormais possible de générer un document de voyage de type « fiche de vol » à partir d’un formulaire permettant de renseigner les étapes du voyage.

Dans la section « Documents de voyage », un nouveau modèle de document peut être configuré. Une fois ce modèle sélectionné, il suffit de renseigner les champs du formulaire puis de l’enregistrer. Le fichier généré est alors enregistré dans le Back-Office comme n’importe quel document de voyage. Un clic sur le bouton « pdf » permet d’avoir un aperçu du fichier ou de le télécharger.

Il est désormais possible d’ajouter des étiquettes à un dossier client. Ces étiquettes permettent de caractériser un dossier afin de les retrouver plus facilement.

Ils sont définis par le client (configuration à effectuer avec votre chef de projet) afin qu’ils correspondent aux besoins specifiques. Il est par exemple possible de définir des valeurs permettant d’étiqueter les dossiers liés à une crise naturelle (l’éruption d’un volcan par exemple), ou alors à des statuts de SAV client.

Le moteur de recherche avancée de dossiers comporte les champs de recherche correspondant à ces étiquettes afin de pouvoir retrouver facilement les dossiers en question. Il est également possible de créer des listes de recherche prédéfinies s’appuyant sur ces étiquettes.

Comme vu précédemment sur la solution B2B, les onglets dépassant la taille de l’écran sont maintenant accessibles via un système de menu déroulant à droite de la barre des onglets.

Comme sur la solution B2B, un bouton « Réinitialiser » fait son apparition afin de remettre la session de l’utilisateur dans son état initial (fermeture de tous les onglets, réinitialisation des recherches).

Il est désormais possible de modifier une réservation d’hôtel externe depuis le Back-Office en relançant le processus de réservation directement depuis le Back-Office.

Cette opération provoque une annulation de l’ancien dossier et la création d’un nouveau dossier chez le producteur de façon transparente pour l’utilisateur. Il reste possible d’effectuer des modifications sans relancer le processus de réservation pour les hôtels internes et externes, sans impact sur les stocks.

Lorsqu’on sélectionne la modification avec relance du processus de réservation, un formulaire permet à l’agent de :

• Changer de destination,

• Choisir une nouvelle date de début et/ou de fin de séjour,

• Modifier le nom des voyageurs,

• Ajouter des frais de modification supplémentaires.

La validation permettra de lancer un nouveau processus de réservation d’hôtel avec les nouveaux paramètres renseignés. Les implications sur le dossier sont les suivantes:

• Un nouveau dossier est créé chez le fournisseur,

• L’ancien dossier auprès du fournisseur est annulé automatiquement,

• Si l’annulation échoue, alors une annulation manuelle pourra être faite par l’agent,

• Le dossier distributeur du back-office n’est pas supprimé, mais simplement mis à jour.

Les différentes devises sont également gérées dans l’outil de Back Office.

Dans les listes de dossiers, une nouvelle colonne indique la devise dans laquelle le dossier a été réservé. Dans le détail du dossier et les exports, l’ensemble des prix seront affichés dans cette même devise.

Le fournisseur de l’hôtel est désormais visualisable dans le Back-Office, ainsi que les dates d’entrée et de sortie de l’hôtel.

Ces informations sont disponibles dans l’onglet « Détails du voyage ». 

Il est désormais possible d’ajouter des commentaires sur les dossiers distributeurs et producteurs dans le Back-Office.

Le commentaire utilisateur peut être ajouté depuis la page aperçu d’un dossier. De nouveaux droits permettent d’autoriser ou non la saisie de commentaire. Lors de l’ouverture de la fenêtre d’édition du commentaire, la date et les informations de l’utilisateur qui est sur le point d’éditer le commentaire sont automatiquement ajoutées sur une nouvelle ligne.

Le commentaire d’annulation peut être ajouté au moment de la confirmation de l’annulation d’un dossier. Lors de l’export détaillé d’un dossier, les deux nouveaux commentaires seront présents dans les colonnes « Commentaires et remarques ».  Lors de l’impression d’un dossier, seul le commentaire utilisateur sera imprimé.

Il est désormais possible d’accéder au voucher de la réservation d’un hôtel en format PDF, dans l’aperçu du dossier. Il est généré par la résa lors de la confirmation et stocké de la même manière que la fiche descriptive du produit.

La récupération des informations relatives aux conditions d’annulation a également évoluée : lorsqu’on clique sur le bouton « Annulation totale », les conditions d’annulation vont être récupérées dans cet ordre :

1. Récupération « classique » des règles d’annulation du Back-Office.
2. Récupération des règles d’annulation stockées en base lors de la réservation.
3. Si le producteur le permet et que les étapes précédentes n’ont rien retournées,  récupération des règles d’annulation directement en temps réel.

Si aucune de ces récupérations automatiques n’aboutit, l’agent pourra toujours saisir manuellement ces informations.

Il est désormais possible d’enregistrer la date limite de paiement lors de la réservation d’un hôtel. Il s’agit de la date la plus proche d’aujourd’hui entre :

• La veille de la date de départ

• La veille de la date à partir de laquelle s’appliquent les frais d’annulation.

Cette date limite de paiement est affichée dans l’aperçu du dossier.

Une recherche par défaut des dossiers dont la date limite de paiement est entre le jour J (aujourd’hui) et le jour J + 7 peut par exemple être ajoutée dans la barre de gauche.

Le moteur de recherches avancées hérite également d’un nouveau champ afin de rechercher les dossiers par date limite de paiement.

Il est désormais possible de configurer une régularisation des factures fournisseurs dans l’onglet Comptabilité. Celle-ci peut se faire :

• soit automatiquement au chargement de la facture

• soit manuellement par dossier.

Régularisation automatique :

Dans l’onglet Comptabilité, lors du chargement d’une facture, il est maintenant possible de décider d’un delta de régularisation. Si l’écart facture/montant fournisseur est inférieur à ce delta, une ligne tarifaire fictive correspondant à la différence sera ajoutée au dossier pour le comptabiliser comme facturé. Cet ajout est fait via une modification automatiquement validée, ce qui signifie que l’on peut le voir dans l’historique du dossier ainsi que dans la partie ‘Modifications’.

Régularisation manuelle :

Un nouveau droit « Régularisation d’un dossier » a été ajouté dans la gestion des droits du profil. Les utilisateurs qui possèdent ce droit voient dans la partie ‘Modifications’ d’un dossier un bouton de régularisation automatique. Ce bouton va créer une modification avec la différence entre le montant facturé et le montant total fournisseur. L’utilisateur peut ensuite décider ou non de la valider.

De la même manière que pour les produits Packages le rejeu de devis est maintenant disponible sur la page d’un dossier pour les produits Vols, Hôtels et  Vols + Hôtels.

Certaines parties du Back-Office peuvent être désactivées selon les besoins. Voici la liste :

• L’intégralité du formulaire de recherche ‘Dossiers distributeur’

• L’intégralité du formulaire de recherche ‘Dossiers producteur’

• Dans l’onglet ‘Aperçu’ du dossier :
  • Tous les champs sauf Client, Agent, Voyageurs et Répartition des chambres

• Dans l’onglet ‘Client ‘, ‘Agent’,  ‘Voyageurs’  du dossier :
  • Bloc « Adresse de facturation »
  • Bloc « Adresse de livraison »

• Dans l’onglet ‘Devis’ du dossier :
  • Ligne « Solde du dossier »
  • Ligne « Montant paiements auto. à venir »

Le nouveau champ ‘Solde du dossier’ est désactivé par défaut.  Il est possible de l’afficher dans la partie Devis ainsi que dans la colonne Comptabilité de Aperçu. Ils correspondent à la différence (total – montant payé).

Les statuts de facturation peuvent désormais être recalculés à une date donnée antérieure à la date actuelle. L’état des dossiers est alors calculé par rapport aux factures et éléments de devis présents à la date de recalcul donnée dans l’onglet FNP. Ceci permet par exemple d’avoir une vue « comptable » des dossiers pour une semaine/mois précédent.

Comme pour le nouveau B2B il est désormais possible d’utiliser le module en espagnol en choisissant la langue ‘Espagnol’ lors de la connexion.

Un lien SSO vers l’outil d’administration apparaît dans la barre de liens du Back-Office. Cette barre de liens permet de naviguer entre les différents outils de la plate-forme.

Il est également possible, via une configuration, de masquer cette première barre de liens et de se servir du logo en haut à gauche pour changer d’outil.

La nouvelle notion « type de support » est également enregistrée dans le module de gestion de dossiers. Cette information apparaît dans le moteur de recherche des dossiers et dans ses résultats.

Elle est aussi affichée dans le détail du dossier et est présente dans les exports.

Suite aux actions menées sur les dossiers en demande, le paiement peut désormais être géré automatiquement.

A la validation d’une réservation en demande, la transaction de paiement est automatiquement validée dans le système de SIPS ATOS.

Si la réservation est considérée comme « full » (annulée), la transaction de paiement est automatiquement annulée.

Dans l’onglet « Paiements », le bouton « Remboursement CB » effectue une annulation de tout ou partie d’une ou plusieurs transactions bancaires lorsque la transaction est en statut « A envoyer en banque ».

Dans le cas où la transaction est en statut « Envoyée en banque », le bouton effectue un remboursement comme précédemment.

Il est désormais possible de rejouer un devis depuis le module de gestion des dossiers à partir d’un canal donné uniquement.

Par exemple, il est possible de ne pouvoir rejouer les devis qu’à partir du canal B2B.

Il est désormais possible de définir plusieurs exports de résultat de recherche spécifiques en plus des exports existant par défaut (« Export champs actuels » et « Export détaillé »).

Il est désormais possible de lancer des recherches en sélectionnant plusieurs fournisseurs à la fois dans les moteurs de recherche.

De même, il est possible de lancer des recherches sur plusieurs statuts de dossier et/ou plusieurs assurances à la fois.

Il est également possible de lancer une recherche de dossiers sur la date de réservation et/ ou la date de départ relativement à la date du jour (de la recherche).

De plus, le champ de recherche « Nom du produit » du moteur de recherche permet de rechercher les dossiers contenant un mot dans le nom du produit réservé qu’il soit en majuscules ou en minuscules.

Lors de la génération de documents de voyage à partir d’un modèle, il est désormais possible de prévisualiser le document créé avant son enregistrement et son envoi au client. Le mode de prévisualisation permet également de modifier manuellement le document si nécessaire.

L’impression de dossiers et le rejeu de devis sont des actions disponibles directement depuis les listes de dossiers.

Il est désormais possible d’utiliser la recherche rapide pour rechercher des dossiers liés à un client donné.

Il est désormais possible d’utiliser la notion de marque pour définir des listes de résultats et des exports comptables spécifiques. Cette notion permet également de faire des imports de factures fournisseurs par entité ainsi que l’utilisation de différents comptes SIPS ATOS pour le paiement.

La personnalisation des modèles de mails, de factures et de documents de voyage est également rendue possible par cette fonctionnalité.

Il est désormais possible de faire un export détaillé du contenu de plusieurs dossiers correspondant à une recherche en plus de l’export des informations du résultat de recherche.

Des droits additionnels ont été ajoutés dans la gestion des droits afin de permettre un contrôle sur ce que peuvent voir les utilisateurs :

• Le « contrôle niveau d’utilisateur » permet de définir que l’utilisateur n’a le droit de voir que les dossiers réalisés à son niveau.

• Le « contrôle producteur » permet de définir que l’utilisateur voit uniquement les dossiers des producteurs auxquels il a accès.

• Le « contrôle visibilité du parent » permet de définir que l’utilisateur voit ses dossiers et les dossiers de son parent dans l’arborescence des utilisateurs. Cela permet par exemple de donner l’accès à tous les dossiers d’une agence à un agent.

Les dossiers producteurs sont désormais accessibles dans l’outil de gestion de dossiers. Ils permettent d’avoir une vision « producteur » des dossiers réservés sur des produits internes : packages, vols, hôtels.

Il est possible de paramétrer des listes de recherche spécifiques à ce type de dossiers.

Un nouveau droit « BO PRODUCTEUR » permet de donner accès à ce type de dossiers dans l’outil d’administration.

Pour ce type de dossier, le détail des prestations vols, pensions, type et catégories d’hébergements réservés est enregistré. Le détail s’affiche dans un onglet additionnel du dossier.

Sur ces dossiers, il est possible de faire des modifications ou des annulations.

En cas d’annulation sur des produits internes (packages, vols ou prestations), les stocks sont automatiquement ré-incrémentés sur les produits concernés au niveau de la gestion des stocks internes dans l’outil d’administration.

Il est également possible de configurer la génération automatique d’un fichier MCTO en cas de modification, annulation, régulation sur les dossiers producteurs.

Lorsque le mode de finalisation « demande de devis » est disponible dans le tunnel de réservation, les devis correspondants sont désormais enregistrés dans l’outil de gestion des dossiers. Il est ainsi possible de les rejouer pour obtenir une réservation ferme.

Le rejeu de devis implique l’ouverture du tunnel de réservation avec les informations du devis initiale enregistrées pour une finalisation rapide de la réservation et la création d’un dossier ferme.

Il est désormais possible d’enregistrer des recherches favorites par utilisateur.

Une fonction de sauvegarde est ajoutée en dessous du résultat de recherche qui permet de sauvegarder la recherche effectuée.

Par défaut la recherche est enregistrée à gauche de l’écran dans les recherches favorites avec un titre de type « Recherche 1 ». Ce titre est modifiable au double-clic.

Il est désormais possible de mettre en place un export par fournisseur des dossiers portant sur des offres arrivées à la date de rétrocession. 

Il est possible de définir la fréquence de l’export ainsi que le ftp de destination pour le dépôt des fichiers exportés.

Il est désormais possible de récupérer dynamiquement à la génération des documents de voyages des informations concernant les prestations réservées. Les informations qui peuvent être utilisées sont les suivantes :

• le nom du produit

• la ville de départ

• la date de début et de fin de séjour

• le nombre de participants

• les types d’hébergements réservés ainsi que les quantités

• les prestations complémentaires réservées ainsi que les quantités

• les pensions réservées

Ces éléments peuvent être ajoutés au modèle de document de voyages pour être récupérés au moment de la création pour chaque client.

Il est désormais possible d’imprimer les informations contenues dans l’aperçu et le détail des prestations d’un dossier.

Il est également possible d’imprimer la liste de résultat de dossiers.

Il est désormais possible de gérer les dossiers en demande dans l’outil de gestion des dossiers.

Dans la partie « Modifications », il est notamment possible de contacter le client et/ou le fournisseur et de confirmer ou d’invalider le dossier en fonction de la réponse du fournisseur et du client. Il est également possible de définir des modèles de mail spécifique pour la gestion du « En demande ».

Lors de la confirmation du dossier, la facture client est envoyée automatiquement.

Si le dossier est « Full » (invalidé), un message spécifique peut être envoyé automatiquement au client et toutes les lignes tarifaires du devis sont annulées.

 Un droit utilisateur spécifique a été ajouté pour la gestion du « En demande » dans l’outil d’administration afin de pouvoir autoriser ces actions à certains agents uniquement.

Les dossiers « En demande » ne sont pas exportés vers les outils de comptabilité.

Lorsqu’un producteur possède 2 marques ou plusieurs noms (par exemple, Lagrange et Lagrange-Coprod), il est désormais possible de regrouper l’ensemble des dossiers sous une seule marque.

Il est désormais possible de définir des modèles de documents de voyage pour une génération automatique à partir des informations contenues dans les dossiers.

Lors d’une modification de participant, une validation de la date de naissance des voyageurs en fonction du type (adulte/enfant/bébé) est désormais effectuée.

Lors d’une modification de répartition, une validation de la composition des chambres en fonction du nombre de voyageurs est également effectuée.

Les cookies sont désormais utilisés pour sauvegarder les onglets ouverts et la dernière recherche pendant 7 jours sur un poste, par utilisateur.

Lors de la modification ou régulation de prestation sur un dossier, il est possible de lancer la recherche sur un produit précis. Même si le produit n’existe pas dans la base Orchestra, il est possible de l’associer au dossier manuellement.

Un outil de gestion back-office est désormais disponible sur la plateforme Orchestra en complément des autres modules. L’outil permet notamment d’effectuer les actions décrites ci-dessous.

De manière générale, une gestion des droits utilisateurs permet de gérer l’accès aux différentes fonctions (par exemple : remboursement, régulation massives, etc.).

Pour plus d’informations, n’hésitez pas contacter votre Chef de projets.

1/ Recherche sur les dossiers clients

Dans l’espace « Liste », il est possible de rechercher les dossiers clients en fonction des différents critères d’un dossier :

Cet espace permet également d’accéder à des raccourcis paramétrables permettant aux agents de voir rapidement les dossiers à traiter :

2/ Consultation des dossiers clients

Il est possible de consulter tout le détail d’un dossier en double-cliquant sur l’un d’eux dans le résultat de recherche :

Un dossier se compose des différentes rubriques suivantes :

3/ Gestion des prix de vente / prix d’achat

La rubrique « Devis » permet de visualiser les lignes tarifaires de la réservation initiale ainsi que toutes les lignes tarifaires ajoutées après la réservation lors de modifications, régulations ou ajustements tarifaires :

4/ Gestion des modifications et annulation de dossier

Dans la rubrique « Modifications », il est possible d’enregistrer et valider les demandes de modification client avec suivi d’un processus de validation (envoi de mail au client et au fournisseur) :

5/ Gestion des régulations fournisseurs

Il est possible de gérer les régulations demandées par les fournisseurs dossier par dossier (en procédant comme pour les demandes de modification client) ou plus massivement en faisant une recherche sur les dossiers souhaités ou en indiquant une liste de numéros de dossiers.

6/ Gestion des documents de voyage

Il est possible de charger plusieurs documents de voyage. L’agent peut indiquer si le carnet de voyage est complet et ainsi déclencher l’envoi manuel ou automatique du carnet au client par mail. Il est possible de mettre à jour les documents, dans ce cas un historique des différentes versions est enregistré et une nouvelle version du carnet est envoyée au client.

7/ Gestion des soldes automatiques, des remboursements et des paiements manuels

Dans la rubrique « Paiements » est enregistré le récapitulatif des paiements effectués et des paiements automatiques à venir. Il est possible d’ajouter manuellement des paiements de différents types (Chèques cadeaux, virement, CB…) et d’effectuer des remboursements.

8/ Gestion des factures clients / factures fournisseurs (réconciliation)

Dans la rubrique « Factures client » sont enregistrées l’ensemble des factures et avoirs envoyés au client.

Dans la rubrique « Factures Fournisseurs » sont affichées les factures fournisseurs enregistrées sur un dossier donné avec le statut de facturation (facturé partiellement, surfacturé, facturé ou non facturé).

9/ Espace dédié pour la comptabilité et la réconciliation de factures fournisseurs

Dans l’espace « Comptabilité », il est possible de configurer des listes de recherche de dossier spécifiques :

Il est également possible de procéder à l’enregistrement et la réconciliation de factures fournisseurs :

10 / Exports vers la comptabilité

Toutes informations concernant un dossier et notamment les informations de facturation clients et fournisseurs sont exportables automatiquement et de façon journalière vers un outils de comptabilité spécifique.

• La notion de catégorie d’hébergement est désormais envoyée dans les fichiers MCTO.
• Par ailleurs les caractères spéciaux sont filtrés lors de la création du MCTO pour éviter tout problème d’intégration dans les systèmes externes.

Le type de transport ‘Train’ est désormais envoyé au back-office Gestour dans les dossiers.

Possibilité de transmettre les informations agence et agent à Gestour.

• Envoi du type d’hébergement dans les flux commandes.

• Ajout des commissions

• Ajout des informations nécessaires à Paybox.

• Possibilité d’envoyer tous les critères (couples clé, valeur) qui sont envoyés du catalogue au module de réservation.

• Mise à jour du dossier de post réservation en cas d’annulation ou confirmation d’option

Lors d’une annulation ou d’une confirmation d’option, le dossier de post-réservation MCTO est mis à jour avec le statut du dossier et celui-ci peut être renvoyé directement à votre outil de back-office pour mise à jour. Merci de contacter votre chef de projet afin d’avoir plus d’informations sur les modifications à faire pour l’interprétation de la mise à jour du dossier.

Il est désormais possible de paramétrer l’envoi de dossier à Gestour en fonction du canal de vente et du producteur.

Envoi des champs statistiques dans le cas des produits simples.

Possibilité d’envoyer des plages de numéros de commande différentes en fonction du canal / organisation / user.

Envoi de la répartition des passagers dans les chambres et des options par passager lorsque ces informations sont disponibles.

Envoi des nouvelles référentielles destinations INSEE et ONU.

Envoi possible d’un MCTO pour les devis

Consulter votre chef de projet pour connaitre le format du flux contenant ces informations.

• Transmission du mode paiement et du mode de crédit utilisé
• Transmission de la catégorie de chambre pour les produits internes packagés

• Envoi d’une alerte à la suite de la création d’une commande dans Gestour
• La valeur du domaine Gestour est paramétrable par mode de paiement et canal de distribution

Possibilité de paramétrer la date en demande

Configuration du montant coché par défaut au niveau de l’acompte

Enrichissement du mail fournisseur : ajout du nom du produit et du code externe

Enregistrement du dossier (accessible via l’outil d’administration) et envoi du dossier externe